Wie schreibt man eine E-Mail?

Technische Form

Wer viele E-Mails bekommt, bekommt meistens auch viel SPAM. Mailprogramme haben deswegen oft eine Funktion, die Spam automatisch in einen besonderen Ordner (Folder) einordnet. Die Mails können dann leicht gelöscht werden.
Das hat zur Folge, daß manchmal E-Mails gelöscht werden, die man eigentlich lesen sollte. Der Absender kann das verhindern, indem er E-Mails schreibt, die den Regeln folgen. Sie sollten deswegen immer folgende Regeln beachten:

Schreiben Sie Ihren Namen in das Absender-Feld. In Ihrem Email-Programm brauchen Sie Ihren Namen nur einmal in den Einstellungen einzugeben.
Schreiben Sie das Thema Ihrer Mail immer in das Subject-Feld
Lassen Sie das Body-Feld nicht leer. Schreiben Sie mindestens eine kurze Anrede, den Zweck der E-Mail und eine Grußformel am Ende.
Wenn Sie Attachments verschicken, benutzen Sie nie Umlaute, japanische Zeichen oder Leerzeichen im Dateinamen. Der Name einer Word-Datei ist also z. B. nicht: döblin alexanderplatz.doc, sondern: doeblin-alexanderplatz.doc.

Eine korrekte E-Mail, in der Sie z. B. ein Seminarprotokoll an Ihren Professor schicken, hat also etwa die folgende Form:

From: "Name des Absenders/Studenten" <student@xyz.jp>
To: "Name des Professors" <professor-a@b-u.ac.jp>
Subject: Protokoll vom 6. April
Body: Lieber Herr A,

im Attachment schicke ich Ihnen das Protokoll vom 6. April.

Mit besten Grüßen und bis Montag

Ihre Michiko Watanabe
[Attachment]: watanabe-protokoll-schiller.doc

Anrede- und Grußformeln

Wenn Sie E-Mails auf Deutsch schreiben, variiert die Anrede je nachdem, wie gut Sie den Adressaten oder die Adressatin kennen.

Unbekannte Adressaten, z. B. auf Ämtern

Sehr geehrter Herr X, / Sehr geehrte Frau Y, / Sehr geehrte Damen und Herren, / Sehr geehrte Frau Professor Z,
[Leerzeile]
[Text der E-Mail]
[Leerzeile]
Mit freundlichen Grüßen
[Leerzeile]
[Ihr Name]

Adressaten, die Sie relativ gut kennen, die aber keine Freunde sind, z. B. Ihr Professor

Lieber Herr X, / Liebe Frau Y,
[Leerzeile]
[Text der E-Mail]
[Leerzeile]
Mit freundlichen Grüßen / Mit besten Grüßen / Mit schönen Grüßen / Bis Montag
[Leerzeile]
[Ihr Name]

Freunde

Lieber [Vorname], / Bester [Vorname], Mein lieber [Vorname], / Liebe [Vorname], / Beste [Vorname], / Liebe [Vorname],
[Leerzeile]
[Text der E-Mail]
[Leerzeile]
Alles Liebe / Liebe Grüße / Bis dann / Schöne Grüße an X / Bis demnächst / [usw. usw., es gibt viele Möglichkeiten]
[Leerzeile]
Dein / Deine [Ihr Vorname]